학교의 행정기록자료와 교사기록자료를 관리하는 세종 기록자료실이 국가기록원이 제정한 영구기록물관리기관 시설·환경 기준을 따르지 못하고 있다.

영구기록물관리기관 시설·환경 기준에 따르면 항온과 항습을 맞추고 공기청정을 담당하는 공기조화설비가 설치돼야 한다. 현재 세종 기록실은 항온항습 시설과 공기조화설비는 물론이고 재난에 대비한 시설도 갖추지 못하고 있다. 출입문 보안시스템만 있을 뿐 기준에서 제시하는 폐쇄회로감시장치가 없어 도난에도 취약한 상황이다. 세종 기록자료실 권오봉 사서는 “기록자료들은 전문 수장고에서 보관돼야 하는데 지금 환경은 그렇지 못하다”며 “세종 기록자료실은 화재와 도난, 습도 등 각종 재해에 대한 대책이 없을 뿐만 아니라 자료를 보관할 공간도 부족하다”고 말했다. 국가기록원 재난대책담당 정경택 씨는 “시설장비 기준과 확보 공간, 화재장비 등은 지켜야 하는 법적 기준”이라고 설명했다.

세종 측은 기록자료실이 원래 기록관리 공간이 아니었기 때문에 미흡한 측면이 있다고 설명한다. 세종 기록자료실은 과거 세미나실로 쓰던 공간을 변형해 지난 2008년 만들어졌다. 김진환 세종 시설팀장은 “기존의 공간을 단순히 용도만 변경해 사용하는 실정”이라며 “건의가 들어오면 예산을 배정할 순 있지만 지금으로선 특별한 계획이 없다”고 말했다.

한편 안암의 기록자료보존서고는 세종에 비해 설비가 상당히 잘 갖춰져 있다. 약 60평(약 198㎡) 규모에 항온항습시설을 갖추고 있으며 자동소화설비가 돼 있다. 보존서고엔 가스소화가 가능해 재난 발생 시 기록물의 큰 피해를 막을 수 있다. 복도엔 폐쇄회로감시장치가 있고 도어보안장치로 도난에 대한 보안을 강화했다. 역사관에 해당하는 백년사전시실에는 자동소화설비와 열감지기가 설치돼 있고 온·습도계가 있다. 안암 기록자료실 김상덕 과장은 “문서나 사진 등의 기록은 행위가 남는다는 점에서 대학기록물은 중요하다”며 “안전하고 적절한 시설에서 전문가의 관리 하에 보존될 필요가 있다”고 말했다.

한국대학기록관협의회 최명순 사무국장은 “기록의 중요성이 커지고 기록물 관리에 대한 관심이 높아지고 있지만 대학의 기록관리는 허술한 측면이 있다”며 인식 전환을 촉구했다.