@korea.ac.kr을 쓰는 본교 웹 메일 ‘KU-MAIL’은 2002년 2월부터 본교 포탈이 만들어지면서 함께 운용됐다. KU-MAIL의 이용현황, 기능, 장단점 등을 알아봤다.

▲ 일러스트|이혜진 기자

이용자 17만 명…라이선스로 혜택도 있어

현재 KU-MAIL의 전체 사용자 수는 약 17만 명으로 하루 평균 수신 15만여 건, 발신은 5만여 건 정도다. 매일 KU-MAIL을 이용하는 에너지·안전팀 동상효 씨는 “업무 활용 시 검색기능과 그룹메일송부 등 다양한 기능을 이용할 수 있어 좋다”고 말했다. 교직원이 조직도에 등록돼 있어 별로도 메일 주소를 찾지 않고도 바로 보낼 수 있다. 윤정연(경영대 경영14) 씨는 “교수님 성함만 알면 교수님의 메일 주소가 나와 편리하다”고 말했다.

일부 소프트웨어는 대학 메일을 계정으로 사용할 때 할인 등의 혜택을 제공하기도 한다. 대학교 이메일 인증으로 대학생 신분을 증명하면 대학생 할인가격에 제품을 구매할 수 있다. 소프트웨어 공급 전문업체 포비스티앤씨 솔루션팀 황연소 과장은 “11월부터 KUMAIL 계정으로 Office365을 무료로 쓸 수 있는 교육라이센스 총판 프로그램을 마련할 것”이라고 말했다. 또, 프레젠테이션 툴 서비스업체인 프레지(Prezi)에선 에듀 인조이(Edu Enjoy)프로그램을 무료로 사용할 수 있다. 프레지 교육용 라이센스 총판을 담당한 단군소프트 전략사업팅 김우성 대리는 “대학생임을 인증할 수 있는 계정이 있으면 무료프로그램이 사용 가능하다”고 말했다.

대용량 첨부제한·시스템 접속문제 등 단점

KU-MAIL의 기능과 장점에도 불구하고 KU-MAIL은 구성원들이 느끼는 단점이 남아있었다. 먼저 첨부할 수 있는 파일용량이 100MB로 제한되어 있다는 점이다. 교무팀 임금님 주임은 “업무용도로 대용량을 첨부할 때가 많은데 첨부에 제한이 걸려 어려움을 겪는다”고 말했다. 이에 정보서비스관리팀은 “100MB 이상의 첨부파일을 메일로 주고받는 것은 트래픽이나 메일시스템 관리상 적절하지 않다”며 “본교 웹메일에서 100MB 이상의 자료 허용은 현재 정책으로 지양하고 있다”고 말했다.

빈번하게 로그인이 되지 않거나 시스템이 작동하지 않는 현상도 있었다. 기본적으로 포탈 아이디를 생성한 뒤 신청을 해야 사용이 가능한 KU-MAIL은 DB생성이 늦게 진행되는 경우에 접속이 불가하다. 사용자의 설정이나 컴퓨터 및 네트워크의 환경문제로 발생하기도 한다. 또한 포털 아이디만 생성하고 웹메일을 신청하지 않고 3개월 동안 접속하지 않아 휴면 상태가 된 경우, 접속허용 국가를 설정하지 않고 외국에서 접속하는 경우 또는 브라우저의 팝업을 차단한 경우도 이에 해당한다.

설문조사 바탕으로 사용자 의견 수용노력

2002년부터 시작해 많은 변화를 거치며 운용을 지속해 온 웹메일은 계정을 늘릴 때마다 라이선스 비용을 지급해야 하는 상황에 달하기도 했다. 그 한계를 초과해 계정을 더 이상 늘릴 수 없는 상태가 되자 2003년 4월 본교는 1년 동안 한 번도 웹메일에 접속하지 않는 사용자의 계정을 그 다음달 5월 회수하겠다 공시하기도 했다.

2009년 2월 본교 정보전산처는 웹메일에 관한 설문조사를 진행해 불편사항을 확인하고 웹메일의 시스템을 개선했다. 대용량 첨부물 발송, 웹메일 상태에 대한 메일 알림 기능, 메일작성 중 자동 임시저장 기능, 메일함 업로드 및 다운로드 기능 등을 이용하도록 한 것이다. 또한 영어, 중국어, 일본어 3개 국어 지원을 제공하는 등 웹메일은 사용자의 불편을 줄여주기 위한 노력을 보였다. 정보서비스지원팀은 “불편사항이 들리면 빠른 시일 내에 그것을 고치고자 노력한다”며 “불편사항을 줄이기 위한 노력은 계속해오고 있다”고 말했다.